Détails de l'offre : Contrat d'apprentissage

Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif et apporter son assistance à l'ensemble des membres de l'équipe :

● Directeur des Sports et de la Vie Associative et son adjointe

● Avec les agents de la Direction des Sports et de la Vie associative

● Autres Directions et services de la DGA

Activités principales :

● Gestion de l'accueil téléphonique et physique

● Gestion administrative du courrier et/ou de dossiers liés à la gestion de la Direction (fournitures, congés, archivage, etc.)

● Réalisation des travaux de secrétariat (mise en page de courriers / reprographie / travaux de bureautique/ mise en forme de présentation power point)

● Gestion d'agenda(s) / Prise de rendez-vous / Planification de réunions

● Traitement et diffusion de l'information au sein de la Direction

● Gestion autonome de certains dossiers

● Prise de note et rédaction de compte-rendu de réunion et commission

● Travailler en collaboration sur certains dossiers avec les associations sportives, les communes, les communautés des communes et la Région.

Savoir-faire :

Connaissances du contexte :

● Connaître le fonctionnement et les compétences de la Collectivité européenne d'Alsace

● Connaître la déontologie professionnelle de la Fonction Publique Territoriale

Connaissances administrative :

● Connaître les règles de correspondance administrative et les circuits administratifs

● Connaître les techniques de secrétariat

Connaissances générales :

● Maîtriser l'outil informatique : Word, Excel, Powerpoint, Outlook, OneNote, Internet

● Avoir un bon niveau d'orthographe et de grammaire

● Connaître les principes de la gestion de projet et du travail collaboratif

Communication – relationnel :

● Avoir le sens de l'accueil notamment téléphonique et des aptitudes à la communication pour valoriser l'image de la Collectivité

● Savoir effectuer une bonne transmission de l'information

● Etre capable de renseigner et d'orienter les interlocuteurs

● Savoir s'adapter à la diversité des partenaires

● Savoir gérer les relations avec les autres assistantes et travailler en équipe

● Savoir organiser des réunions et en gérer la logistique

Organisation personnelle :

● Savoir s'organiser, gérer les urgences et respecter les délais

● Savoir produire un travail rapide, de qualité et fiable

● Savoir gérer les plannings

● Savoir s'adapter à la diversité des tâches

Administratif :

● Savoir respecter les normes de rédaction adaptées

Rédaction :

● Posséder des qualités rédactionnelles

● Savoir prendre des notes et rédiger des reportings

Savoir-être :

● Etre fiable et consciencieux

● Etre polyvalent et disponible

● Avoir le sens des relations

● Avoir l'esprit d'équipe

● Etre dynamique et réactif

● Avoir le sens de l'initiative

● Etre autonome

● Etre à l'écoute et faire preuve de discrétion

Intitulé du diplôme :

● BTS support à l'action managériale

● BAC + 2 – Niveau BTS (Assistanat de direction ou Secrétariat de direction)

Poste basé : Collectivité européenne d'Alsace, Hôtel d'Alsace, 1 place du Quartier Blanc, 67964 STRASBOURG